مدیریت دولتی گرایش تشکیلات و روشها

محیط سازمان

بسم الله الرحمن الرحیم

محیط سازمان

    Organization Environment تعریف محیط سازمان   

محیط شامل تمام عوامل خارج از محدوده و مرز یک سازمان می شود، که ممکن است بالقوه بر سازمان اثر گذارد .

 

 

 

 

نظر دفت در خصوص محیط سازمان

 

دفت معتقد است عوامل خارج ازسازمان احتمال دارد بر تمام یا بخشی از سازمان اثر گذارد ،اما هر سازمان در مرحله پیش از فعالیت و نیز در جریان رشد و توسعه ، برای خود محدوده و قلمروی را انتخاب می کند و تعیین قلمرو سازمانی در طراحی ساختار اثر می گذارد .

 

 

 

 

تعریف قلمرو سازمان

 

عبارت از شناخت محیط  ،پاسخگویی به آن و سپس کوشش در حفظ بازار و قلمرو محیط سازمان است .قلمرو هر سازمان با  توجه به نقاط قوت  و ضعف  ، فرصت و محدودیت و عوامل خارجی هر سازمان تعیین می شود و عملاً تحت تاثیر محیط قرار می گیرد و سازمان در مطالعه بازار و نیازهای مشتریان سعی می کندپس از بررسی و شناسایی لازم از امکانات و محیط استفاده کنند.

( مثلا شرکت ایران خودرو و یا شرکت رنو و مرسدس بنز و فولکس واگن قلم روی خویش را مشخص کردند).

 

محیط کار و محیط عمومی

 

تعریف محیط کار

به محیطی اطلاق میشود که سازمان به طور مستقیم با عوامل آن در ارتباط بوده و از آن محیط تاثیر می پذیرد .

(مانند بازار و  رقباء و بخش مواد اولیه و منابع انسانی و سهام داران و اتحادیه های کارگری)

 

تعریف محیط عمومی

 

سازمان با عوامل فرهنگی  ، اجتماعی  ، سیاسی  ، اقتصادی  ، فن آوری سروکار دارد که ممکن است بر عملیات کلی جامعه سازمان اثرگذارد.

 

تغییر

عصر حاضر عصر تغییرات در فن آوری  ، بازار  ، ارزش های اجتماعی و عوامل دیگر است در رویارویی سازمان با آن از اهمیت ویژه بر خوردار است.

 

هوج دامنه محیط و عواملی را که ممکن است مستقیماًًیا غیر مستقیم بر آن اثر گذارند

 

 

 

 

 

 

 

 

 

نکته

یکی دیگر از موارد محیط  که از اهمیت ویژه برخوردار است توجه به نظام جهانی شدن است . چون اکثر کشورها ی کمتر توسعه یافته در محیط خرد یا کوچک و یا حداکثر در محیط میانی در جهان فعالیت دارند. و سازمانهایی که در محیط کلان کار می کنند خیلی کم و محدود است . ولی کشور های توسعه یافته و صنعتی جهان حتی کوچکترین آنها اعم از مالزی در سطح محیط کلان و جهانی فعالیت دارند.

 

نظریه برنز و استالکر

نظر  پژوهشگران فوق درباره اهمیت سازمان ،ایستایی   ،پویایی  و رابطه سازمان با محیط خارج آن به دو طیف مکانیکی و پویا  تقسیم بندی میشود. و درجه تغییر پذیری سازمان ممکن است از حالت مکانیکی (بروکراتیک ) افزایش یابدو به حد پویای برسد.

 

سازمان مکانیکی

آن سازمانی هست که محیط خارج سازمان بر آن تاثیر چشم گیری نخواهد گذاشت مانند قسمت انبار و نگهداری که محیطی ثابت است .

 

سازمان پویا

 

از ویژگیهای محیط سازمان پویا غالب محیط نامطمئن می باشد و عوامل محیط نامطمئن و روشن و مشخص نیست ولی بعضی از آنها را می توان شناسایی نمود ولی همین عوامل دوباره تغییر می کنند .

 

محیط نامطمئن

نا اطمینانی محیطی به این معنا ست که تصمیم گیرندگان در سازمان درباره عوامل محیطی خود اطلاعات کافی ندارند و برای پیش بینی تغییرات محیط سازمان با مشکل مواجه هستند .

 

نظر ریچار دفت در مورد محیط نامطمئن

دفت معتقد است نامطمئن بودن محیط موجب می شود تا درصد خطر مربوط به شکست سازمان افزایش یابد.ومحیط سازمان از ساده به پیچیده و از پایدار به ناپایدار شکل می گیرد.

 

 

 

محیط ساده و پایدار

 

به محیطی گفته میشود که عوامل خارج از سازمان درآن محیط محدودندو اصولاً تاثیر چندانی بر سازمان و عملیات آن نخواهند داشت . ضمناً عوامل به همان صورتی که هستند باقی می مانند یا تغییر آن اندک می باشد.

***( شرکتهای نوشابه سازی – پلاستیک سازی      با محیطی ساده و پایدار روبه رو هستند و تولید کننده مسیرهای مشخصی د رتولیددارد و در ضمن نا اطمینانی محیط اندک می باشد .)*** 

ساده + پایدار

عدم اطمینان اندک

1- تعداد کمی عوامل خارجی وجود دارد و عوامل مشابه اند.

2- عوامل به همان صورت باقی می مانند یا تغییر اندک دارند.

نمونه صنایع نوشابه

صنایع کانتینر

صنایع مواد غذایی

محیط ساده و ناپایدار

 

در این محیط نا اطمینانی زیاد است و تغییرات موجب میشوند مدیران نتوانند به راحتی تصمیم بگیرند و بعلاوه سازمان هایی هستند که پیوسته و غیر قابل پیش بینی تغییر می کنند .

**( صنایع سازنده رایانه شخصی و ابزار موسیقی و اسباب بازی

که غالبا با تغییرات عرضه و تقاضا روبه رو هستند و در این اسختار درجه نا اطمینانی زیاد بوده و تغییرات شدید موجب می شود مدیران در تصمیک گیری با نا اطمینانی مواجه باشند .)****

 

ساده + نا پایدار

عدم اطمینان اندک،متوسط ، زیاد

1- تعداد کمی عوامل خارجی وجود دارد و عوامل مشابه اند.

2- عوامل به صورت مرتب  و غیر قابل پیش بینی تغییر می کند .

نمونه صنایع کامپیوتر شخصی

صنایع پوشاک

صنایع اسباب بازی

 

محیط پیچیده و پایدار

سازمانهای وجود دارند که با عوامل خارجی و متفاوت بسیاری سروکار دارند  و این عامل به همان صورت باقی می ماند یا تغییر اندکی دارند و این خود نشان عدم اطمینان است . در چنین وضعیتی تعداد عوامل که باید  تجزیه شوندبسیاربوده و باید در برابر هر یک واکنش مناسب اتخاذ گردد ولی عوامل پایدار است و به سرعت تغییر نمی کند.

 

پیچیده + پایدار

عدم اطمینان اندک یا متوسط

1- تعداد زیادی  عوامل خارجی وجود دارد واین  عوامل متفاوت اند.

2- عوامل به همان صورت باقی می مانند یا تغییر اندک دارند.

نمونه دانشگاهها

شرکتهای بیمه

شرکت های دارویی  

 

( دفت می گوید با اینکه عوامل تغییر می کند ولی این تغییرات به تدریج رخ می دهند و قابل پیش بینی می باشند .

مثل دانشگاهها و شرکت های بیمه و شرکت های دارویی ) 

 

محیط پیچیده ناپایدار

موسسه هایی وجود دارند که با عوامل خارج از محیط به تعداد زیاد و متفاوت روبرو می باشند که در برنامه های آن اثر می گذارد.و در چنین محیطی میزان عدم اطمینان در بالاترین سطح قراردارد

(صنایع فضا نوردی و الکترونیکی و خبر گزاری ها

       تغییر قیمت بلیط و سوخت و رقابت و کاهش قیمت بر شرکتهای هواپیمایی اثر می گذارد

در سازمانهای خبرگزاری به علل پخش برنامه های مربوط به حوادث یا تحولات غیر منتظره و سیاسی )

 

 

                        

پیچیده + نا پایدار

عدم اطمینان زیاد

1- تعداد زیادی  عوامل خارجی وجود دارد واین  عوامل متفاوت اند.

2- عوامل به صورت مرتب  و غیر قابل پیش بینی تغییر می کند .

نمونهشرکت های اکترونیکی 

شرکتهای فضا نوردی 

شرکت هایارتباطات و هواپیمایی 

 

 

اداره کردن محیط نامطمئن

سازمان برای را هیابی اثر بخش به هدف های خود باید پدیده نا اطمینانی از محیط ،با برنامه ریزی  و در واقع مطالعه و آگاهی روبه رو شود تا بتواند درجه نااطمینانی را کاهش دهد .و دفت این رویارویی را سازش با محیط نامطمئن نامید

 

دایره یا بخش ضربه گیری

در سازمانها بویژه در موسسات تولیدی بخشی است که وظیفه آن رسیدگی و رویارویی با محیط نامطمئن خارج از سازمان مانند سپر عمل می کند و ضربه گیر است یعنی پدیده نا اطمینانی و جلوگیری از ورود مشکلات و ناراحتی مربوط به سازمان به محیط سازمان می باشد .و این دایره نقش مرزبانی را برعهده دارد تا بین سازمان و عوامل اصلی محیطی خارج رابطه و هماهنگی برقرار کند و سازمان را آگاه کند و از وظایف دیگر این دایره آگاهی از پیشرفت فنی و عرضه مواد اولیه جدید و تازه به بازار آمده و آگاه کردن مدیران ارشد سازمان است .

 

تقلید از سازمانهای موفق

سازمان می تواند از تجربیات سازمانهای مشابه استفاده کند و این از اقدامات موثر به کارگیری نوع ساختار و روش مدیریت سازمانهای موفق می باشد ولی بایدتوجه داشت که سازمانها در یک ضمینه یا صنعت خاص و مشابهی فعالیت داشته باشند و مشکلات نیز امکان دارد مشابه باشد .

 

( مایلز سازمانهای تحلیلگر را از سازمانهای موفق نامید )

 

 

برنامه ریزی و پیش بینی

از دیگر اقدامات مفید در جهت کاهش درجه نا اطمینانی محیط می باشد به این ترتیب برنامه ها علاوه بر بلند مدت و میان مدت در کوتاه مدت نیز مورد بازنگری قرار می گیرند. و باید شکل رویارویی با محیط نا مطمئن را  طراحی نمایند.

 

کاهش درجه وابستگی

وابستگی به منابع یعنی سازمان جهت نیل به هدف و انجام ماموریت خود به تامین منابع نیاز دارد و چنانچه سازمان تامین کننده منابع در انجام امور محوله موفق نباشد سازمان نمی تواند به فعالیت ادامه دهد . سازمانها همیشه در تلاش اند این درجه وابستگی را کاهش دهند. یکی از راحلها عقد قرارداد با شرکتهای تامین کننده منابع است و دیگری پیش خرید کردن منابع و دیگری خرید شرکتهای کوچک توسط شرکتهای بزرگ می باشد.